Fondo de riesgos

El Fondo de Riesgos para la Extensión es un fondo de manejo especial y de destinación específica, creado por el Acuerdo CSU 036 de 2009 y reglamentado posteriormente por la Resolución de Rectoría 007 de 2011.

Los Riesgos Litigiosos son aquellas contingencias derivadas de la iniciación, ejecución y terminación de actividades, proyectos, planes y programas de extensión de la Universidad; que puedan dar origen a un proceso judicial, arbitral o a la aplicación de los mecanismos previstos en el segundo inciso del artículo 68 de la Ley 80 de 1993.

De acuerdo con lo anterior, se entiende que los riesgos litigiosos son aquellos eventos contingentes, es decir, que pueden ocurrir o no, y que puedan dar lugar al inicio de un proceso judicial, arbitral o a la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de controversias, MASC, como la conciliación, la transacción, entre otros; en consecuencia, los riesgos litigiosos se refieren al posible acaecimiento de procesos en contra de la Universidad, y no a procesos que ya se encuentren en curso.

Ahora bien, teniendo en cuenta que el Acuerdo 036 de 2009 del CSU habla puntualmente de respaldar financieramente los efectos derivados de los riesgos litigiosos, no es posible entender que el respaldo financiero deba darse en los casos en los que se hayan concretado demandas, procesos arbitrales o la iniciación de mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra de la Universidad Nacional de Colombia, o en los casos en que encuentre en firme una sanción pecuniaria a nuestra Institución, pues ya no estaríamos en presencia de riesgos litigiosos.

Los recursos del Fondo de Riesgos para la extensión podrán ser destinados a dos líneas de acción:

1. La financiación del acompañamiento técnico jurídico a las contingencias derivadas de la iniciación, ejecución y terminación de actividades, proyectos, planes y programas de extensión que puedan dar origen a un proceso judicial y
2. A la financiación de actividades de formación, control y seguimiento de la Extensión encaminadas a prevenir riesgos litigiosos, en la forma y el valor que determine el Comité.

Como ejemplos del acompañamiento tecnico jurídico a un proyecto de extensión que lo requiera y que puede aprobar el Fondo de Riesgos para la Extensión, previa solicitud, se pueden mencionar la vinculación de un experto que se encargue de organizar información concerniente del proyecto, o la vinculación de un experto técnico o jurídico que rinda concepto frente a un tema específico o la capacitación de los miembros del equipo frente al uso de herramientas tecnológicas, es decir, cualquier actividad que mejore la situación de la Universidad frente a un posible escenario de litigio en su contra, sin que ello implique la ejecución de actividades convenidas o contratadas según el objeto del proyecto.

La financiación del acompañamiento técnico jurídico con recursos del Fondo de Riesgos para la Extensión, no procede para los siguientes casos:

1. La defensa judicial de los litigios derivados de la realización de la Extensión.
2. La defensa en controversias derivadas de la realización de la Extensión, que se encuentren en la instancia del Comité de Conciliación, o que sean objeto de la aplicación de los mecanismos previstos en el segundo inciso del artículo 68 de la Ley 80 de 1993.
3. Pago de multas o sanciones derivadas de la ejecución del proyecto.
4. La ejecución del objeto de actividades, proyectos, programas y planes de extensión.
5. Todo acompañamiento que no llene los requisitos exigidos en el Acuerdo 036 de 2009, en la presente Resolución y demás normas sobre la materia.

Para mayor información consultar el documento criterios para la asignación de recursos del Fondo de Riesgos para la extensión DJN-M-504-20

En el estudio de los riesgos en el proceso gestión de la extensión se han identificados problemáticas asociadas a:

Proceso:

• Diversa interpretación o desconocimiento de la norma. (articulación de funciones, SAR, Avales, Transferencias y costos).
• Deficiente planeación, ejecución, seguimiento y cierre, tanto a nivel de proyecto como a nivel de la función de extensión.
• Indebida gestión de riesgos, gestión documental y gestión jurídica y gestión de impacto en los proyectos.
• Desarticulación y excesiva tramitología administrativa, financiera y contractual para los proyectos.

Tecnología:

• El sistema Hermes actualmente es un sistema incompleto y no cuenta con los desarrollos adecuados para gestionar de manera eficiente los proyectos de extensión.
• Incongruencia en la información registrada en QUIPU e inexistencia de interoperabilidad entre los sistemas institucionales.

Personas:

• Insuficiente personal de planta para la ejecución de actividades propias de la gestión de la extensión.
• Contrato realidad.
• Falta de claridad en cuanto a roles y responsabilidades asignada a los 3 niveles de la institución en especial en el seguimiento.
• Proyectos sin equipos adecuados de trabajo.

Eventos Externos:

• Declaratoria de emergencia sanitaria por el COVID-19.
• Cambios en condiciones contractuales, personal, deficiencias en la comunicación, demoras en el proceso por parte de la entidad contratante.

Estos eventos adversos pueden incidir en que existan en la Universidad riesgos legales o de cumplimiento y riesgos de imagen por:

1. Proyectos o servicios ejecutados o prestados sin el cumplimiento del marco normativo interno o externos para las funciones de extensión.
2. Proyectos o servicios ejecutados o prestados sin el cumplimiento de los acuer-dos de voluntades pactados.

Si se llegasen a materializar estos riesgos podría traerle a la Universidad sanciones, multas o demandas por incumplimiento que afectarían financieramente a la Universidad, y afectarían gravemente su imagen y reputación institucional.

• Se creó la Escuela de Formación en Extensión con los componentes de Curso virtual en gerencia de proyectos de extensión, Guía para la suscripción de acuerdos de voluntades, la Universidad como contratista o conviniente y la Ruta de la Extensión.
• Se ha venido fortaleciendo la gestión de proyectos de extensión a través del seguimiento a los proyectos activos y en estado de liquidación.
• Se ha liderado el cumplimiento a los planes de mejoramiento derevados de las auditorías de la Contraloría General de la República, la Oficina Nacional de Control interno, SIGA.
• Se apoya con recursos del Fondo de Riesgos el proyecto de revisión del Acuerdo CSU 036 del 2009.
• Se lidera la iniciativa de Reglamentación de proyectos articulada al sistema de información HERMES.
• Se lidera el cumplimiento de los compromisos asociados al SIGA.
• Se propende por la articulación del Plan Integral del Manejo del Riesgo con la Dirección Jurídica Nacional y la Política de prevención del daño antijurídico

Cada Plan Integral del Manejo del Riesgo en las sedes tiene los siguientes componentes transversales:

• Fortalecimiento de la gestión de los proyectos en las fases de planeación, seguimiento y control y cierre en cada sede.
• Seguimiento continuo en la liquidación y transferencias de los proyectos.
• Promoción de las herramientas de formación en gestión de proyectos como el curso virtual.
• Revisión y actualización permanente de la matriz de riesgos del proceso.
• Iniciativas de mejoramiento continuo del proceso a través de HERMES.
• Revisión y ajuste de procedimientos, indicadores, servicio.
• Apoyo y participación en la revisión del Acuerdo 036 de 2009.
• Cumplimiento a los planes de mejoramiento derivados de auditorías internas y externas

Así mismo, cada sede ha avanzado en las siguientes acciones de acuerdo con su dinámica:

SEDE MANIZALES:

1. FORMACIÓN A LOS DOCENTES SOBRE TEMAS ADMINISTRATIVOS Y DE GESTIÓN EN LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Se han certificado 15 personas en el curso virtual de extensión.
   • Árbol de página web de Extensión de la sede Manizales, comentarios de mejora y sugerencias para próxima actualización.
   • Realización de la capacitación en gestión administrativa de los proyectos de extensión personal técnico (facultades) de la sede.

2. FORTALECIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS DE LA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

   • Se ha logrado que todos los proyectos que han iniciado en la vigencia 2020 estén registrados en el aplicativo Hermes.
   • Reporte de proyectos de extensión de la Sede completa con inconvenientes financieros y administrativos.

3. SEGUIMIENTO AL PROTOCOLO Y PROCEDIMIENTO "ARCHIVO PARA LA MEMORIA INSTITUCIONAL Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS PRODUCTOS ACADEMICOS”

   • Desarrollo de un sitio web con información sobre productos académicos de proyectos de extensión de libre acceso.

4. REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Diseño de un proceso BPMN para la verificación física y digital de los proyectos de extensión.

SEDE AMAZONIA:

1. FORTALECIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS DE LA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN.

   • Formulación de la guía gestión de la extensión para la compresión de la normativa y directrices institucionales para la gestión de la extensión en la Universidad a través del siguiente enlace.

2. PLANES DE MEJORAMIENTO

   Se construyen 10 planes de mejoramiento los cuales abordan los siguientes aspectos en el proceso de extensión:

   • Medición del proceso.
   • Metodología de seguimiento.
   • Partes interesadas.
   • Trámites y servicios.
   • Fortalecimiento de estrategias de comunicación.
   • lineamientos de cooperación internacional.
   • Lineamentos de programas y planes y proyectos de extensión.
   • Sistema de PQRS.

SEDE CARIBE

1. FORTALECIMIENTO A LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Se realizo seguimiento a la ejecución de los proyectos de extensión a través de QUIPÚ y formato de seguimiento de la Sede Caribe.
   • Se ha efectuado el seguimiento a los productos académicos pactados en los proyectos de extensión.
   • Se presenta propuesta de formato para la presentación e inscripción de proyectos de extensión bajo la metodología del PMI.

2. TALLERES Y CAPACITACIONES

   • Se ha promovido entre los actores involucrados en el proceso de Gestión de la Extensión la realización del Curso Virtual en proyectos de extensión y la obligatoriedad de las herramientas pedagógicas diseñadas para la gestión de un proyecto de extensión a través de la publicación de una pieza gráfica de promoción del curso.

SEDE MEDELLÍN

1. PROMOCIONAR EL CURSO VIRTUAL EN PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Campaña de difusión del curso virtual en proyectos de Extensión, ¿Qué?, ¿Por qué? Y ¿para qué? y retroalimentar a los administradores de dichas herramientas acerca del contenido.
   • Se realizó una capacitación a las Auxiliares Administrativas de las Vicedecanaturas de Investigación y Extensión.
   • Dos encuentros virtuales para la comunidad en general con el fin de brindarles orientación.
   • Difundir las infografías de los procesos de extensión en cada una de las Facultades, Centros e Institutos.

2. REALIZAR SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE LOS TRÁMITES ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Verificar el cruce de información, matriz, quipu, Hermes: Matriz actualizada 100% y el 95% de los proyectos ingresados al sistema Hermes.
   • Revisión de documentos pre y contractuales, en los casos que se identifique incumplimiento: Revisión de 8 documentos entre actas y resoluciones, además se ha participados con apoyo jurídico en 15 reuniones.

3. ELABORAR UN DOCUMENTO CON LECCIONES APRENDIDAS DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Se analizó 2 estudios de caso de proyectos exitosos y 2 menos exitosos y se elaboró cuatro documentos de análisis.

SEDE ORINOQUIA

1. TALLERES Y CAPACITACIONES

   • Diseño y aplicación de un instrumento de identificación, valoración y priorización de necesidades de capacitación (Normativa, Técnica y Financiera) para el personal adscrito al proceso de extensión.
   • Capacitación sobre uso, roles y manejo de la plataforma HERMES, así como el cargue y etapas de los proyectos en la plataforma HERMES.

2. DESARROLLO DE PROYECTOS O CONVENIOS CON ENTIDADES EXTERNAS

   • Socialización de los procesos académico-administrativos institucionales con organizaciones aliadas respecto al desarrollo en las modalidades de extensión referidas en el acuerdo 036 de 2009 y el manual de convenios y contratos. (RESOLUCIÓN 1551 DE 2014)

SEDE TUMACO

1. FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL PACÍFICO

   • Propuesta de Tabla de Retención Documental - TRD para el Instituto de Estudios del Pacífico -IEP; de acuerdo con las directrices metodológicas a emitidas por el nivel nacional teniendo como base el inicio, cierre y liquidación de los proyectos.
   • Diagnóstico del archivo físico de los proyectos de extensión.

2. TALLERES Y CAPACITACIONES

   • Capacitación para los participantes del proceso de extensión en el manejo del Sistema de Información Hermes

SEDE BOGOTÁ

1. GESTIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN

   • Formulación y puesta en marcha de Herramienta para la Trazabilidad y el Seguimiento de Proyectos de Extensión -ZYN-

2. ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE COORDINACIÓN ESTRATÉGICA

   • Suministro de información de la Sede, en el, acompañamiento de las actividades planteadas, y en la formulación de mecanismos de participación y socialización con facultades e institutos.
   • Análisis del Manual de Convenios y Contratos para proponer ajustes.

3. ACOMPAÑAMIENTO ESPECIALIZADO EN LOS PROCESOS DE EXTENSIÓN.

   • Acompañar Jurídicamente a Facultades e Institutos, En cada una de las etapas contractuales para la prevención del riesgo litigioso: Desde el mes de junio de 2019 a diciembre de 2020, el equipo jurídico de la división de extensión ha atendido un total de 40 solicitudes de acompañamiento o asesoría por parte de diferentes facultades e institutos de la Universidad.
   • Apoyo Estratégico a Facultades e Institutos en buenas prácticas contra la prevención del riesgo litigioso.
   • 33 proyectos desde Facultades como (Ciencias Humanas, Derecho, Enfermería, Medicina, Ingeniería, Ciencias, entre otras).
   • 7 proyectos desde diferentes Institutos de la Universidad.
   • Acompañamiento 30 proyectos de Secop II en extensión.
   • Soporte a más de 25 contratos firmados en extensión.

4. ACTUALIZACIÓN DEL PLAN PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO LITIGIOSO.

   • Identificación de puntos críticos en la ejecución de los proyectos de Extensión.
   • Revisión documental.
   • Encuestas y entrevistas: Gestores de la Extensión en Facultades e Institutos.
   • Agenda de trabajo con la Oficina Jurídica de Sede.
   • Se hicieron entrevistas a 40 proyectos de Extensión.
   • Se realizaron diferentes sesiones organizado por temáticas con la finalidad de adquirir rigurosidad en la construcción de insumos.
   • Se realizó el acompañamiento a cinco proyectos que presentaron altos grados de materialización del riesgo litigioso.
   • Se alimentó la base de datos histórica de casos potenciales de riesgo de la Sede Bogotá.
   • Se apoyó el proyecto de Telemedicina con el HUN, en el que se suscribieron 23 convenios con ESE’s de todo el país en el marco de la emergencia del Covid-19.

5. SIGA

   • Se ha efectuado reuniones con las facultades de Derecho, Ciencias Humanas para la verificación de las actividades del Consultorio Jurídico y SAC.
   • Se efectuó el levantamiento, desglose, de los procedimientos en los institutos.
   • En conjunto con la Oficina de Planeación y Estadística se efectuó el levantamiento de los indicadores de la dependencia, así como de los proyectos afectado por el COVID.
   • Se ha realizado actividades relacionadas con el control de la matriz de riesgos del proceso y de corrupción.
   • Levantamiento de trámites y servicios de la sede Bogotá a las 11 Facultades y 7 Institutos.
   • Levantamiento del procedimiento de prácticas y pasantías en un trabajo conjunto con varios actores.

6. CAPACITACIÓN (PLAN INTEGRAL EN ALFABETIZACIÓN DE RIESGOS)

   • Planeación estratégica y resistencia al cambio

     • Articulación con otras entidades del sector como la ESAP.
     • Capacitación a 30 personas de diferentes niveles en temas relacionados como Proyectos de Desarrollo, MIPG entre otras.
     • Articulación entre facultades e institutos.

   • Secop I y II

     • Capacitación a 13 profesionales de diferentes facultades y Sedes en temas relacionados con el manejo de la plataforma.
     • Soporte a más de 25 contratos firmados en extensión y alrededor de 10 en investigación.

   • Campaña de Alfabetización en Riesgos

     • Concientización de los riesgos litigioso y socialización de buenas prácticas constantes a todas las facultades e institutos de la Sede Bogotá y algunas Sedes adicionales. En proceso de generación de documento.